はじめに
勤務証明は、例えば教員免許更新時の勤務証明や離職した方への勤務証明など多種多様にありますが、最も多いのが自治体や保育園に提出するものです。
そのため、担当者が実施する作業自体は、自治体等が用意する所定のフォーマットに必要事項を記入・入力するのみです。
昨今では押印不要になったフォーマットもあり、以前よりはスムーズに発行できるようになってはいますが、給与額や勤務状況などの情報も必要な内容も多く情報の入手先を知っておく必要があります。
この業務の肝は、申請者からの依頼をもらい、速やかに作成し、本人へ発行するかが重要になります。本人が提出先へ提出する締め切りも存在しているため、後回しにて発行が遅いとクレームにつながるでしょう。
ではどのような作業があるのか以下で詳しく見ていきます。
利用するツール
・勤務証明書（紙・データ）
勤務証明書は会社の所定書式のもの、自治体所定の書式、勤務証明の統一書式等さまざまあります。会社所定の書式は証明事項を本人および提出先に本人が確認し追記、削除は自由にできます。自治体・統一書式のものについては、記載事項が決まっていて本人が持参もしくはデータ（Excelやワード、PDF）で提出があります。
・提出ワークフローシステム
本人がフォームへ提出先、期日、証明書添付などを行い承認依頼を回します。受付後、証明証に記入します。
- 名前（社員番号）
- 所属
- いつまでに証明が必要か
- 発行枚数（何枚いるかは確認必須です。）
- 提出先の情報
- 書式がある場合は添付してもらう（無い場合、証明項目の例示をしてもらう必要があります。）
- 電子データの提出で可能か
・押捺印の記録・管理簿・承認フローシステム・電子印システム
記入した証明書に押印が必要な場合に実施するものです。最近は押印不要な場合がありますが、電子印可の場合もあります。
・勤怠システム・給与システム・人事システム
証明する本人の勤怠や給与、住所などの情報を利用するためこれらのシステムへのアクセス権が必要になります。
作業手順
- まずは本人からの申請を受けなければいけません。作業のトリガーが申請者本人にあるためこちらから催促はできません。しかし、どこに申請すればよいのかが全体に伝わっていないと、まず何をすればよいかの問い合わせがあり、無駄なので、しっかりと申請方法の案内を掲載しておく必要があります。
- 次に所定書式がある場合はその決まりに従って記入・入力すればよいですが、所定書式がない場合はどんな事項を証明すればよいかヒアリングする必要があります。例えば、名前、所属、生年月日、入社日（退職日）などです。
- 記入・入力が完了すると会社印が必要か確認します。必要な場合、会社独自の押捺印フローに従う必要があります。
- 完成した証明書の送付方法ですが、電子データでOKな場合はメール等の送信手段でOKですが、郵送する場合は送付先の確認が必要です。
- 無事完成し、本人へ渡る前にやっておくことです。控えを持っておきましょう（データの場合はフォルダに保管）。一番は提出先からの問い合わせがあった際、手元にものがないと会話がしにくくなるためですが、他にも次同じ証明書の発行依頼がくることがあるので、担当者が振り返りできるようにすることもあります。もちろん一から作ってもよいですが、過去作成資料を見返すことで思い出しやすくなったり、記載事項の休職期間など、不変情報の記載をそのまま利用できるというのもメリットのひとつです。
- 差し戻しや電話確認に備えましょう。（過去何枚も作成してきましたが、証明事項だからか一度も記載内容の確認の連絡はありませんでした。）
その他
人事情報を見る機会もあるため、いきなり業務を振られることはないと思いますが、誰でもできる業務ではあり比較的に新任に依頼されやすいです。社内の押印手続きの確認や人事情報の保管場所など知りましょう。
慣れればそんなに難しくはありません。